הפקת מסמכים ממוחשבים
מסמך ממוחשב הנו קובץ שנוצר על ידי תוכנה וחתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת. מסמך ממוחשב אינו דורש הדפסה ויכול להישלח באמצעות דואר אלקטרוני. על מפיקי ומקבלי המסמך האחריות לשומרו כפי שקובעות תקנות מ"ה בדומה למסמכים רגילים.
לפני שמתחילים להפיק מסמכים ממוחשבים, יש להודיע על כך במכתב רשום לשלטונות מס הכנסה. כמו כן יש לקבל הסכמה בכתב מאותם לקוחות אשר אמורים לקבל את המסמכים הממוחשבים.
המסמכים הממוחשבים אותם ניתן להפיק הנם חשבונית מס, קבלה חשבונית מס, קבלה והודעת זיכוי. חשבונית מס אשר משמשת גם כתעודת משלוח, אסור להפיקה כמסמך ממוחשב.
הפעולות שיש לבצע על מנת להפיק מסמכים ממוחשבים.
יש להוריד מאתר האינטרנט את עדכון הגרסה האחרון של התוכנה. יש צורך להוריד את התוכנה כולה ולא להסתפק בעדכון האוטומטי של התוכנה.
על מנת לחתום את המסמכים, יש צורך בסרטיפיקט. זהו קובץ אשר באמצעותו חותמים את התעודה הממוחשבת. ניתן לקבל את הסרטיפיקט מכל רשות אשר מפיקה סרטיפיקטים. את הסרטיפיקט יש לשמור בספריית הנתונים של התוכנה בשם Client.Pfx.
במידה וברצונכם לקבל את הסרטיפיקט מאתנו (הרבה יותר זול) אנא הודיעו לנו במייל את הפרטים הבאים.
- המספר הסידורי של התוכנה
- שם החותם שיופיע בחתימה
- כתובת העסק
- דואר אלקטרוני
- הסיסמא הפרטית באמצעותה הנכם מאשרים את החתימה.
לאחר שתקבלו בדואר חוזר אישור על הנפקת הסרטיפיקט, יש ללחוץ על כפתור העדכון האוטומטי והתוכנה תתקין את הסרטיפיקט במחשבכם.
יש להיכנס לשירות, עדכון טבלאות התוכנית, עדכון סיסמאות, ללחוץ על כפתור הרשאות. בצד השמאלי תחתון של המסך, יש לעדכן את הסיסמא שמסרתם עבור החתימה האלקטרונית.
בשלב זה הכול מוכן להפקת המסמכים הממוחשבים. באם הכול התנהל כשורה, יופיע בתחתית מסך החשבוניות הכפתור הבא:
לחיצה עליו תפיק את המסמך הממוחשב.
באם הפקת המסמך הצליחה. אנו אמורים לקבל טופס דו"אל אשר המסמך כבר מצורף אליו. כל שנותר הוא ללחוץ על כפתור המשלוח.
כל המסמכים הממוחשבים נשמרים בתת תיקיה של תיקיית הנתונים בשם Archive. שמות הקבצים מורכבים משם המסמך, מספרו, שנת הכספים והסיומת.
לדוגמא : 10222.2010-חשבונית מס.
יש לזכור לגבות ספריה זו כי כאמור המסמכים הממוחשבים הנם חלק מספרי הנהלת החשבונות.