"בקלות כפולה"

תוכנת הגיבוי מאפשרת גיבוי של קבצי המערכת. התוכנה מאפשרת ביצוע גיבוי לדיסקטים, דיסקים חיצונים וכיו"ב. מומלץ מאד להפעיל תוכנה זו לעיתים קרובות על מנת לשמר את הנתונים במקרה של אובדן.

המערכת מאפשרת קליטה של קבצים חיצוניים. קבצים אלא יכולים להיות קבצים שנוצרו על ידי התוכנה "בקלות כפולה", במקרה זה הקליטה הנה ישירה, או קבצים שנוצרו על ידי תוכנה אחרת. מבנה הקובץ הנקלט יכול להיות גמיש מכיוון שהנו ניתן להגדרה על ידי התוכנה. הקובץ יכול להיות במבנה ASCII, אקסל וכד. הקבצים שיכולה המערכת לקלוט הנם : אינדקס חשבונות, קטלוג פריטים, פקודות יומן, פקודות מלאי, תנועות קופה, תנועות מסמכים (הזמנות).

המערכת יודעת לייצא קבצים למטרות שונות. לפני שנפרט אלו קבצים יודעת המערכת להפיק, יש לציין שכל דו"ח אשר מופק על ידי המערכת יכול להיות מופק גם לקובץ אקסל או להישלח מיידית בדואר אלקטרוני.

המערכת מפיקה קבצי ASCII של אינדקס החשבונות, קטלוג פריטים, תנועות הנהלת חשבונות, תנועות מלאי, תנועות קופה. גם מבנה קבצים אלו הנו גמיש וניתן להגדרה על ידי המשתמש. בנוסף, מפיקה המערכת קבצים במבנה קבוע. קבצים אלו נדרשים על ידי שלטונות המס ומוסדות שונים. יכולת הפקה של חלק מן הקבצים הנ"ל חיונית על מנת לרשום את התוכנה אצל שלטונות המס. הקבצים אותם מפיקה התוכנה הנם:

• קובץ במבנה אחיד – קובץ זה נדרש על ידי שלטונות מס הכנסה ויכולת הפקתו מהוות תנאי לרישום התוכנה על ידי שלטונות מס הכנסה.
  
  
• קובץ מע"מ חודשי – החל משנת 2010 נדרשים עסקים לדווח דיווח חודשי של מע"מ באמצעות קובץ זה. החל משנת 2012 ידרשו כלל העוסקים במשק לדווח מע"מ חודשית באמצעות קובץ זה.
  
  
• קובץ ניכויים במקור 856 – קובץ הנדרש על ידי שלטונות מס הכנסה לצורך דיווח שנתי של דו"ח הניכויים במקור.
  
  
• דו"ח מאזן שנתי וקובץ 6111 – דו"ח וקובץ זה נדרשים להפקה על ידי המייצגים של חברות אשר מחזורן הכספי גבוהה מסכום מסוים אשר נקבע מעת לעת על ידי שלטונות המס. התוכנה מאפשרת הכנת והפקת הדו"ח בקלות ובמהירות.
  
  
• קבצי ספקים מערכת 1000 – זהו קובץ שמיוצר על ידי התוכנה ומשודר לשלטונות המס. שלטונות המס מחזירים בחזרה קובץ אשר מכיל את אישורי הניכוי של כל הספקים של העסק. התוכנה מעדכנת אוטומטית אישורים אלו. קובץ זה פוטר את המשתמש מהצורך באישורי ניכוי ידניים.
  
  
• קובץ החזר בלו על סולר. קובץ זה מופק עבור שלטונות המס במטרה לקבל החזר בלו ששולם על סולר.
  
  
• קובץ ריכוז חשבוניות לרשתות (קובץ 100). – קובץ זה נדרש על ידי רשתות השיווק לצורך התחשבנות עם הספקים. כל ספק העובד עם רשת שיווק, חייב להפיק אחת לחודש קובץ זה על מנת להתחשבן עם רשת השיווק.
  
  
• קובץ ת.מ במבנה Store next - גם קובץ זה נדרש על ידי רשתות שיווק מספקים אשר שולחים סחורה לרשת השיווק.
  
  
• קובץ למסופונים – התוכנה מפיקה קבצים אשר מועברים למסופונים אשר עמם עובד העסק. המסופונים מחזירים חזרה את קבצי ההזמנות שנתקבלו אשר נקלטים ישרות על ידי התוכנה.
  
  
• יצוא לבסיס נתונים – התוכנה מאפשרת יצור כל הנתונים שלה לבסיס נתונים מסוג אקסס. ניתן להגדיר אלו שדות ואלו טבלאות ייוצאו, זאת על מנת להפיק דוחות או עיבודים נוספים באם נדרש כך.
  
  

מודול ניהול עמדות מכירה בא להחליף את הקופות הרושמות בעסקים בהם יש תנועה רבה של לקוחות. ניתן לחלק את המודול לשניים: תוכנית הפעלת העמדה ותוכנית המשרד האחורי שתפקידה לנהל ולבקר את הנעשה בעמדות המכירה.

עמדות המכירה יכולות לעבוד עם מבצעים שונים, הנחות ובונוסים. ניתן להגביל כל עמדת מכירה בפעולות שהיא מורשית לעשות. למשל, מתן הנחה גדולה מאחוז מסוים, מתן עודף מתשלום בשיק וכיו"ב. אפשרויות אלו ניתנות לביצוע רק בעת הקלדת סיסמת מנהל אשר לו הרשאה לבצע פעולות אלו. ניתן לקלוט לקוחות ממועדון לקוחות באמצעות כרטיסים מגנטיים וכנ"ל גם עובדים.

כאמור, למשרד האחורי שליטה מוחלטת על הנעשה בעמדות, אישור לביצוע פעולה בעמדה ניתן לבצע מן המשרד האחורי ללא צורך להיות נוכח פיזית ליד העמדה. ניתן לדעת בכל רגע נתון את מצב המכירות והתקבולים בעל עמדה.

את העמדות ניתן לחבר למגוון של אמצעי חומרה כגון: קורא כרטיסים מגנטיים לקליטת כרטיסי אשראי, לקוחות ועובדים. מגירת כסף, מדפסת צרה להפקה מהירה של סרטי הדפסה, קוראי ברקוד להנפקה מהירה של פריטים ועוד.

התוכנה מאפשרת הפקת קבצים לתקשורת עם מס"ב. קבצים אלו הנם משני סוגים.

• הוראות קבע של לקוחות – ניתן להגדיר לקוחות כלקוחות הוראות קבע. לקוחות אלו יחויבו מדי חודש בסכום שהם חייבים (סכום זה ניתן להגדרה על פי פרמטרים שונים). התוכנה יוצרת אוטומטית חשבוניות ופקודות למס"ב. את הקובץ שנוצר יש לשדר למס"ב (בעזרת תוכנה אשר הם מספקים).
  
  
• תשלומים לספקים ועובדים – התוכנה מאפשרת הכנת קובץ תשלומים אשר נוצרו על ידי הוראות תשלום לספקים ועובדים. הוראות אלו משודרות למס"ב ומועברות ישירות לספקים כך שנחסך מאתנו כל תהליך הפקת השקים
  
  

מערכת דיוור ישיר נותנת מענה לצרכים של מעקב אחר הלקוחות (CRM). ניתן לפלח את הלקוחות על פי מספר רב של פרמטרים אשר נקבעים להם. פרמטרים אלו כוללים 3 שדות תאריך, 3 שדות הערות ועוד 9 שדות של פרמטרים הניתנים להגדרה על ידי המשתמש ואשר כוללים כל אחד 99 סעיפים הניתנים להגדרה.

לאחר הגדרת חתך מסוים של לקוחות, התוכנה שולפת את רשימת הלקוחות. בשלב זה אנו יכולים לשלוח במרוכז לכל הלקוחות ברשימה הודעות SMS, הודעות דואר אלקטרוני, פקסים או הדפסת מכתבים, כאשר ניתן להעביר את פרטי הלקוח לגוף המכתב. המערכת מנהלת מעקב אחר כל ההודעות ודברי הדואר שאנו שולחים ללקוחות וניתן להפיק דו"ח המראה נתונים אלו.

בנוסף, מאפשרת התוכנה רישום ומעקב אחר פניות של לקוחות. כל פניה של לקוח נרשמת ומסווגת על פי אפיה, כנ"ל גם הטיפול שניתן לפניית הלקוח ומצב הפניה. גם כאן ניתן להפיק דו"ח העוקב אחר פניות אלו.

המערכת מאפשרת הפקת כרטיסי עבודה בדומה לכרטיסי העבודה אשר מופקים למכוניות במוסך. כותרות הכרטיסים מוגדרות על ידי המשתמש כך שהתכנה יכולה להפיק כרטיסי עבודה למגוון רב של שימושים כגון מוסכים, מעבדות תיקון וכיו"ב. התוכנה מאפשרת בנייה של אינדקס כלים/מכוניות. לאחר בניית האינדקס ניתן להפיק כרטיס עבודה לכלי אשר בו אנו מטפלים. בכרטיס ניתן לציין את העבודות והחומרים אשר בוצעו וכן את העובד אשר ביצע את העבודה.

עם סיום העבודה, הכרטיס נסגר ישירות על ידי חשבונית או תעודת משלוח. כל תוכן הכרטיס נרשם בכרטיס הכלי, כך שניתן לקבל היסטוריה של עבודות וטיפולים אשר בוצעו בכלי בעבר.